Biuro jest nieduże, ale oferuje pełen zakres usług rachunkowych. Wśród klientów ma małe firmy, które rozliczają się z podatków poprzez ryczałt albo działją w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów oraz podmioty i spółki wymagające pełnej księgowości. Osobną kategorią jego klientów są stowarzyszenia i fundacje. O tym wszystkim rozmawiamy z Moniką Kobylińską, właścicielką koszalińskiego Biura Rachunkowego MK.

– Można powiedzieć, że niekiedy prowadzą Państwo sprawy swoich klientów jeszcze zanim oni założą działalność gospodarczą…

– W przypadku osób zakładających firmy, jeśli w przyszłości zostaną naszymi klientami, nie pobieramy za tę pomoc w wystartowaniu żadnego wynagrodzenia. Pomagamy im zarejestrować działalność, pisać biznesplan, przygotowywać pełną dokumentację na potrzeby starań o dotację z Powiatowego Urzędu Pracy. Zebranie tych wszystkich materiałów zajmuje trochę czasu, a ktoś, kto rejestruje działalność po raz pierwszy, może mieć z tym kłopot. Podpowiadamy wówczas również w sprawie wyboru formy opodatkowania. Ponieważ jesteśmy wpisani do Rejestru Instytucji Szkoleniowych, wystawiamy zaświadczenie o odbyciu szkolenia w zakresie pisania biznesplanu i prowadzenia działalności gospodarczej.

– To chyba lepsze niż odsłuchiwanie wielu godzin wykładu?

– Oczywiście, bo mamy do czynienia z aktywną formą zdobywania wiedzy. Początkujący przedsiębiorcy razem z nami przechodzą poszczególne formalności – na przykład przy staraniach o dotację PUP dla bezrobotnych zakładających działalność. Mogą potem nas o jakieś sprawy dopytywać, coś uzupełniać. Mogą również liczyć na pomoc w wypełnieniu wniosku o pomoc de minimis.

– Jaka jest Państwa skuteczność w przypadku starań o dofinansowanie z urzędów pracy?

– Spośród osób, które w takiej sprawie do nas się zgłosiły, zaledwie jedna nie otrzymała dotacji – tylko dlatego, że nie zmieściła się w terminie wynikłym ze skutków pandemii. Wszyscy pozostali, którzy zdążyli to zrobić do lutego 2020 roku, co prawda z opóźnieniem, ale takie wsparcie uzyskali. Zresztą ta jedyna osoba, która nie zdążyła i tak otworzyła firmę, a potem została naszym klientem.

– Dokumentacja, którą trzeba złożyć w PUP jest obszerna, a dla laika język tych dokumentów bywa niezrozumiały. Państwa pomoc na pewno bardzo ułatwia te starania.

– Z naszego doświadczenia wynika, że panie z urzędu pracy są bardzo pomocne i życzliwe. Ale ludzie boją się urzędników i formularzy. Wolą więc skorzystać z naszego wsparcia.

– Jakie są podstawowe różnice między sposobami rozliczania podatków, spośród których mogą wybierać startujące w biznesie osoby?

– Najprostsza jest karta podatkowa, bo nie trzeba w tym przypadku prowadzić księgowości. Z karty podatkowej mogą skorzystać firmy, które spełniają określone warunki oraz prowadzona przez przedsiębiorcę działalność musi pochodzić z zakresu dwunastu działów wymienionych w Obwieszczeniu Ministra Finansów.

Druga prosta forma rozliczania to ryczałt. Prowadzi się ewidencję przychodów i w zależności od ich wysokości wylicza się podatek, a stawki zaczynają się od 3%, potem jest 5,5%, 8,5%… Wejście w wyższe progi przychodowe czyni rozliczenie ryczałtowe nieopłacalnym.

W przypadku wyższego obrotu warto już skorzystać z trzeciej formy: księgi przychodów i rozchodów i korzystać z zasad ogólnych. Tu już potrzebna jest księgowość, czyli klienci zbierają rachunki, dokumentując swoje koszty. Do osiągnięcia pierwszego progu podatkowego stawka podatku wynosi 17% dochodu. Niektórzy korzystają z podatku liniowego wynoszącego 19% i wówczas przekroczenie progu dochodowego w wysokości 85 528 złotych już nie ma znaczenia.

To są te prostsze formy księgowości. Poza tym prowadzimy oczywiście księgi handlowe. Pełna księgowość skierowana jest do dużych oraz najbardziej dochodowych przedsiębiorstw, które obracają kwotami znacznie wyższymi niż większość jednoosobowych działalności gospodarczych

– Pomagają Państwo również w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W jakim zakresie?

– Jeżeli klient daje nam pełnomocnictwo do kontaktów z ZUS-em, możemy za niego wykonywać wszelkie czynności. Robimy to elektronicznie: uzyskujemy na przykład zaświadczenia, potwierdzenia o niezaleganiu ze składkami. Co miesiąc podajemy klientom wysokość składki ZUS. Tych, którzy korzystają z niższej stawki ZUS w odpowiednim momencie uprzedzamy, że te preferencje dla nich się kończą. Tak więc klienci mogą być pewni, że wszystkie ich sprawy mamy pod kontrolą. Tak jak w przypadku kontaktów z PUP, także tutaj mamy dobre doświadczenia ze współpracy z pracownikami ZUS-u. Poprawność rozliczeń rodzi u klientów poczucie bezpieczeństwa.

– Pomoc w kontaktach z ZUS-em również ma dużą wartość, bo system rozliczeń, dokumentacja i język tej instytucji są dla przeciętnego człowieka wyzwaniem.

– Rzeczywiście trzeba zrozumieć ten język i mieć świadomość pełnego sformalizowania kontaktów, gdzie precyzyjne posługiwanie się na przykład formularzami i precyzyjne naliczanie należności jest koniecznością. Klienci nerwowo reagują na pisma z Urzędu Skarbowego czy z ZUS-u. My wówczas wyjaśniamy im istotę tej korespondencji i kiedy trzeba, pomagamy w przygotowaniu odpowiedzi.

– Czy można Państwu zlecić prowadzenie kompletnej dokumentacji kadrowej?

– Oczywiście. Prowadzimy dla niektórych naszych klientów dokumentację w pełnym zakresie – od A do Z. W imieniu tych pracodawców składamy do Urzędu Skarbowego na przykład druki PIT-11, wystawiamy je dla pracowników, rozliczamy PIT-4R, czyli zaliczkę podatkową od wynagrodzeń pracowników. Są też klienci, którzy dokumentację kadrową prowadzą samodzielnie, a nas proszą o przygotowywanie samych comiesięcznych rozliczeń wynagrodzeń, urlopów, składek ubezpieczeń społecznych.

– W przypadku małych firm to z pewnością duże ułatwienie, kiedy nie trzeba samodzielnie, zatrudniając tylko klika osób, zajmować się stroną kadrową?

– Z całą pewnością. Obszar prawa pracy, rozliczeń czasu pracy i zwolnień lekarskich, to sporo przepisów do opanowania. Jest zrozumiałe, że ktoś prowadzący niedużą firmę woli to zlecić wyspecjalizowanej kancelarii. W ostatnim roku dużym kłopotem dla pracodawców mogło być rozliczanie uprawnień do opieki nad dziećmi wynikających z przepisów pandemicznych. My to za naszych klientów na bieżąco robimy. Podobnie jest zresztą z innymi świadczeniami, takimi jak czasowe zwolnienie ze składek i tak zwane postojowe. Robimy to w ramach usługi, bez pobierania dodatkowych pieniędzy. Wyszliśmy z założenia, że jeżeli nasi klienci nie przetrwają COVID-u, to i my nie przetrwamy, bo utracimy zlecenia.

– Rozliczają Państwo także stowarzyszenia i fundacje.

– Najprostsza sytuacja jest wtedy, kiedy taka organizacja działa na zasadzie non-profit. My wtedy pobieramy tylko symboliczną opłatę za prowadzenie jej spraw, choć wchodzi w grę pełna księgowość. W przypadku stowarzyszeń i fundacji korzystam ze swojego wcześniejszego doświadczenia zawodowego, bo przez kilka lat pracowałam w Towarzystwie Brata Alberta. W tym obszarze bardzo ważne jest prawidłowe rozliczanie dotacji. Czasami są to złożone sprawy, dotyczące dotacji miejskich, pochodzących z poszczególnych ministerstw albo innych publicznych źródeł.

– Czy piszą Państwo również projekty unijne?

– To już wychodziłoby poza zakres naszej specjalizacji. Ale z dotacjami unijnymi mamy do czynienia, na przykład przyznawanymi przez Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie.