Decydujemy się na ślub, wyznaczamy datę, pozostaje „tylko” organizacja najpiękniejszego dnia w życiu. Lista spraw do załatwienia jest długa. Oprócz najważniejszych punktów jest na niej mnóstwo drobiazgów, które mogą nabrać wielkiego znaczenia. Jak nie pogubić się w tym gąszczu, o niczym nie zapomnieć, uniknąć przykrych niespodzianek? Mieć dobry plan! A jeszcze lepiej – i wygodniej – powierzyć go wedding plannerce. Przepis na harmonogram weselny podpowiada Paulina Leszczyńska, właścicielka firmy Wymarzone Wesele.
W organizacji wesela sprzyja nam czas. Im mamy go więcej, tym większy wybór usług i usługodawców. I spokój. – Jeśli nie zależy nam na wyszukanej oprawie, stawiamy na prostą uroczystość lub nie przykładamy wagi do detali, czas przygotowań może być krótszy, ale jeśli chcemy mieć ceremonię przemyślaną, urządzoną w konkretnym stylu, powinniśmy zaplanować ją z minimum półtorarocznym wyprzedzeniem – uważa Paulina Leszczyńska. – Tę cezurę wyznaczają przede wszystkim terminarze sal weselnych. W przypadku Koszalina, który w porównaniu z większymi miastami nie ma aż tak szerokiej oferty, pośpiech jest tym bardziej wskazany. Dotyczy to także zespołów muzycznych. Dobre dziś rezerwują kalendarz na wesela w 2019 roku.
Co z parami, które postanawiają się pobrać nagle lub ustalają „bliski” termin wesela? – Zawsze znajdzie się jakieś wyjście, ale trzeba się liczyć z dużymi ograniczeniami – mówi pani Paulina. – Pole manewru jest mniejsze, państwo młodzi skazani na to, co jest dostępne, a więc nie zawsze odpowiednie, dobrej jakości. Namawiam, by nie zwlekać z organizacją poszczególnych elementów, bo potem możemy mieć do wyboru dwie-trzy kiepskie sale, bądź średniej jakości wypieki. Warto też brać pod uwagę aspekt finansowy i już w momencie podjęcia decyzji o ślubie, ustalić budżet. Być może konieczne będzie odłożenie pieniędzy czy zebranie środków na przyjęcie w inny sposób.
Kto pierwszy, ten lepszy
Zespół muzyczny i sala to priorytet. Co ważne: najpierw warto zarezerwować salę, a potem dopiero datę ślubu. – W kościele termin znajdzie się niemal zawsze – zaznacza Paulina Leszczyńska. – Odwrotna sytuacja nie jest pewna. Warto pamiętać, że najbardziej oblegane są miesiące ciepłe: maj, czerwiec, wrzesień. W lipcu i sierpniu w miejscowościach nadmorskich, czyli szczycie tzw. sezonu, znalezienie sali może w ogóle nie być możliwe.
Zamówienie tortu można odłożyć w czasie, ale powinniśmy to zrobić dziewięć miesięcy przed ślubem. Absolutnym deadlinem jest pół roku. Menu weselne zazwyczaj wliczone jest w wynajem sali, ale jeśli catering będzie zewnętrzny, również sześć miesięcy przed weselem należy go zamówić. Podobnie dekoracje sali, w szczególności florystyczne. Wcześniej warto zadbać o dobrego fotografika, ewentualnie kamerzystę.
Na dziewięć miesięcy przed ślubem warto zamówić usługę makijażystki i fryzjerki dla panny młodej, tym bardziej, że najpierw trzeba przeprowadzić próby uczesania i make-upu. – Czasem trzeba odwiedzić kilka salonów czy osób, rzadko zdarza się strzał w dziesiątkę za pierwszym razem – wskazuje Paulina Leszczyńska. – Zarezerwujmy czas na spokojne szukanie inspiracji, jeszcze lepiej, gdyby szło w parze z wyborem sukni. Powinnyśmy ją kupić pół roku wcześniej (dotyczy to również stroju pana młodego!).
Na ostatni moment można sobie zostawić: przygotowanie winietek i ewentualnie upominków dla gości, potwierdzenie ich obecności (w tym dzieci), zaplanowanie ich rozsadzenia i ustawienia sali, a także upiększanie: zakup butów, dodatków, biżuterii, nawet obrączek – te rzeczy są ogólnie dostępne w sklepach oraz nieinwazyjne zabiegi pielęgnacyjne (manicure, masaż).
Ważne słowo: umowa
Wydawałoby się, że potwierdzenie zamówienia w postaci umowy to oczywistość, ale wciąż wiele spraw załatwiamy „na słowo” albo odkładamy formalności na później. To błąd. Utrata gwarancji usługi w początkowej fazie przygotowań jest do nadrobienia, ale w terminie bliskim ceremonii może być fatalna w skutkach. – Podpisanie umowy jest korzystne dla wszystkich: państwa młodych, usługodawców i podwykonawców – wymienia Paulina Leszczyńska. – Jest formalnym zobowiązaniem, więc nie ma ryzyka, że w ostatniej chwili z występu zrezygnuje zespół albo cukiernik nie upiecze tortu, a z drugiej strony, że z tych usług zrezygnują zamawiający. W przypadku ewentualnego niewywiązania się z umowy, strony mogą dochodzić praw w sądzie.
Umowę trzeba podpisać nie tylko z domem czy salą weselną, ale także z zespołem muzycznym, fotografikiem, kamerzystą, dostawcą cateringu – w tym szczególnie tortu – dekoracji, makijażystą i fryzjerem. Nie zaszkodzi jej zawrzeć także na pomniejsze usługi. Im więcej zabezpieczeń, tym spokojniejszy sen.
Oddaj plan w dobre ręce
Są pary, które decydują się na samodzielną organizację ceremonii. Jednak większość z nas pracuje zawodowo, prowadzi aktywne życie. Trudno znaleźć czas na załatwianie niezliczonej ilości spraw związanych z weselem, a jeśli nawet jesteśmy w stanie go wygospodarować, to o wielu rzeczach łatwo zapomnieć, a niektóre nawet nie przyjdą nam do głowy. Mnóstwo odkładamy na później i jesteśmy zdziwieni, kiedy owo „na później” przychodzi, a przygotowania do ślubu są w proszku.
Przy korzystaniu z usług wedding plannerki harmonogram przygotowań przechodzi w jej ręce. To ona pilnuje terminów, kontroluje budżet i wydatki, pamięta o kolejności zamówienia usług, kontroluje zaawansowanie przygotowań, kontaktuje się z podwykonawcami i przypomina o sprawach wymagających konsultacji. Dba o detale, sporządza oferty do porównania (np. orkiestry czy dekoracji). – Obowiązuje zasada: państwo młodzi wybierają, ja czuwam nad wykonaniem, załatwiam w odpowiednim momencie określone punkty harmonogramu, umawiam wizyty, jeżdżę z młodą parą oglądać sale, na przymiarki sukni czy próby fryzur – wymienia Paulina Leszczyńska. – Jeśli mam pełnomocnictwo, również podpisuję w imieniu klientów umowy.
Dla swoich klientów Paulina Leszczyńska przygotowała autorski planner. Ma formę sympatycznego, estetycznego poradnika opartego głównie na własnych doświadczeniach i – często unikalnych – obserwacjach. Planner wskazuje, co jest do zorganizowania na osiemnaście, dziewięć i sześć miesięcy przed ceremonią, a potem miesiąc, dwa tygodnie, a nawet dzień przed. W rzeczywistości to przede wszystkim narzędzie pracy konsultantki, choć państwo młodzi wiedzą dzięki niemu, jak cały proces przebiega i mogą w nim uczestniczyć na wybranym poziomie zaangażowania.
Powierzenie organizacji wedding plannerce w zasadzie nie ma wad, za to mnóstwo zalet. Pozwala na rzadsze, ograniczone jedynie do niezbędnych spotkania, podczas których omawiane są wyłącznie kluczowe sprawy. Zwalnia z dopilnowywania formalności. Daje możliwość skorzystania z szerokiej wiedzy, znajomości branży i oferty oraz pomysłowości specjalisty i chroni od nieprzyjemnych niespodzianek.
Słowem: oszczędność czasu i nerwów.
