Końcówka roku sprzyja rozmaitym bilansom, ale i planowaniu. Niejedna firma dochodzi w tym czasie do wniosku, że potrzebuje nowocześniejszych narzędzi – również tych do bieżącego zarządzania. Wiele małych dojrzewa zaś do decyzji o zakupie pierwszego oprogramowania ERP. Sprawdzone rozwiązania dla jednych i drugich ma koszaliński Kompix, od 20 lat partner Comarchu – renomowanego dostawcy rozwiązań informatycznych na potrzeby biznesu.
Być może zadają sobie Państwo pytanie, co to jest ERP? Definicja encyklopedyczna wyjaśnia, że chodzi o „planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning – ERP)”; inaczej o metodę efektywnego zarządzania całością zasobów firmy. Obecnie częściej jest to określenie systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem, umożliwiających współdziałanie osób i grup poprzez gromadzenie w jednym miejscu danych oraz umożliwienie jednoczesnego wykonywania operacji na tych danych wielu osobom w wielu miejscach.
Ktoś kto ma małe doświadczenie w pracy z nowoczesnymi narzędziami informatycznymi albo wręcz nie zna ich w ogóle a chciałby je stosować, potrzebuje przewodnika. W Koszalinie może nim być istniejący od 1995 roku Kompix. Od 1998 roku firma ma status Autoryzowanego Partnera krakowskiego Comarchu (d. CDN), czyli znanego nie tylko w Polsce dostawcy rozwiązań ERP.
Kompix obsługuje klientów biznesowych kompleksowo: sprzedaje i instaluje oprogramowanie, szkoli użytkowników, świadczy serwis. Czasami dopasowuje do szczególnych wymagań firmy istniejące oprogramowanie, pisząc oryginalne nowe jego części pod potrzeby klientów.
Krzysztof Przybysz, założyciel i właściciel firmy, mówi: – Sztandarowym produktem ERP, który oferujemy, jest program o nazwie Optima, przeznaczony dla małych i średnich firm oraz biur rachunkowych. W tej chwili mamy około 300 klientów w regionie, którzy z niego korzystają. Ten program to pakiet, pozwalający na obsługę firmy w zakresie magazynowania, handlu, księgowości, kadr i płac. Zawiera również mniej popularne elementy jak zarządzanie kontaktami, obieg dokumentów, sprzedaż mobilna, integracja ze sklepami internetowymi. Warto podkreślić, że zawiera się w im bardzo przydatny moduł analiz Business Inteligence, służący do tworzenia różnego typu raportów i zestawień.
W ramach Optimy można kupić tylko jeden moduł – na przykład do zarządzania kontaktami (inaczej CRM). Jeśli w firmie jest kilku handlowców i każdy obsługuje np. kilkudziesięciu klientów, wspólna baza danych jest nieocenioną pomocą w codziennej pracy. W CRM-ie notuje się bowiem na bieżąco dane kontaktowe kontrahenta i każdy z nim kontakt. Jeśli dysponujemy kolejnymi modułami – obiegu dokumentów i handlowym – możemy łatwo wystawiać faktury i na bieżąco monitorować spływanie należności. Jeśli zaś handlowiec odchodzi albo jest w firmie dłużej nieobecny, bez najmniejszego kłopotu jego klientów obsłuży ktoś inny. Zaglądając do historii kontaktów, natychmiast widzi, kiedy i co klientowi proponowaliśmy, jak na to zareagował, do ilu transakcji doszło i czy nie ma jakichś zaległości płatniczych. Szef zaś może w prosty sposób każdego dnia generować z systemu raporty i analizy. Tym sposobem ma na bieżąco wgląd w aktywność poszczególnych pracowników, ich skuteczność, obroty firmy, stan płynności finansowej.
– Zaletą tego modułu jest wbudowane konto mailowe – mówi pan Krzysztof. – Program umożliwia pracę grupową na jednej skrzynce. Wtedy wiadomości nieprzeczytane są dla każdego operatora osobno oznaczane, czyli to że przeczytała coś jedna osoba, nie oznacza, że mail ginie jako przeczytany. W połączeniu z innymi modułami system pozwala tworzyć szablony wiadomości mailowych, czyli automatyzować wysyłki wiadomości, np. faktury elektroniczne, pozwala przypominać o zbliżającym się lub przekroczonym terminie płatności, wysyłać ponaglenia.
Program Optima ma dużo funkcji i nie wszyscy wszystkie wykorzystują. Po to, żeby interfejs użytkownika (w uproszczeniu – to co widzimy na ekranie komputera) stał się bardziej przejrzysty, można spersonalizować jego wygląd. Można pewne ikony wygasić. Można zindywidualizować wygląd tabel czy innych elementów. Można wreszcie ustanawiać poziomy dostępu, bo przecież nie wszyscy w firmie powinni wiedzieć wszystko.
Krzysztof Przybysz mówi: – Optima to program zintegrowany, co jest jedną z jego zalet. Niezależnie, ile modułów mamy zakupionych, czyli jaki zakres działania firmy chcemy objąć danym narzędziem, to pracujemy na jednej, spójnej bazie danych. System pozwala wymieniać i kojarzyć dokumenty wewnętrzne, systemowe. Na przykład kiedy mamy moduł fakturowania i wystawiamy fakturę, możemy ją dopiąć do jakiegoś zarejestrowanego zdarzenia gospodarczego. Wyobraźmy sobie sytuację, że ktoś zwraca się do nas z prośbą o ofertę, więc mu taką ofertę przygotowujemy, rejestrujemy wydarzenie w CRM-ie – np. to, że odbyło się spotkanie, na jaki temat i że wystawiono fakturę proforma lub pisemną ofertę dla klienta. Jeśli oferta spotkała się z zainteresowaniem klienta, doszło do transakcji. I możemy pod to zdarzenie podpiąć również fakturę sprzedaży. Jeśli natomiast dotyczy to zakupu, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby to był skan dokumentu i dowolny format – PDF, JPG, TIF lub inny.
Ilość dokumentów czy pojemność bazy jest ograniczona tylko technicznie (zależy od pojemności pamięci komputerów). Razem z systemem dystrybuowana jest bezpłatna edycja bazy danych Microsoft SQL Server Express. Pozwala ona na tworzenie baz do 10 GB. Pan Krzysztof mówi: – Gdy ktoś ma większe potrzeby, musi kupić wersję komercyjną w Microsofcie czy za naszym pośrednictwem. Comarch, jako złoty partner Microsoftu, ma specjalną ofertę dla użytkowników swoich systemów. Jednak niewielkim firmom z liczbą użytkowników 5-10 spokojnie wystarczy wersja bezpłatna.
Kompix ma wśród swoich klientów firmy różnej wielkości i z różnych branż – od jednoosobowych usługowych przez sklepy, hurtownie aż po wielkie organizacje z rozbudowaną gospodarką magazynową.
W Koszalinie są to na przykład Kosmaz (hurtownia akcesoriów meblowych) i Janex (hurtownia elektrotechniczna). – Kosmaz ma cztery oddziały w różnych miastach, cała instalacja jest zcentralizowana. To jest nasz referencyjny klient, pracujący z nami od 2003 roku, czyli od 15 lat na tym systemie. Oczywiście w międzyczasie miało miejsce mnóstwo udoskonaleń, usprawnień i innych zmian. Byliśmy na naszym terenie pionierami pracy terminalowej, czyli pracy zdalnej. Wyjaśnię to na przykładzie Kosmazu. W 2003 roku miał on oprócz Koszalina sklepy w Kołobrzegu i Słupsku. Każdy z tych sklepów miał swój własny program. Trudno było inaczej niż telefonicznie zweryfikować, co znajduje się w bazie towarów. Zdarzało się, że klient, który nie uregulował należności w jednym sklepie, jechał do drugiego i dostawał towar, bo nie wiedziano, że jeszcze nie zapłacił za poprzedni. Dlatego powstał pomysł zcentralizowania. Wdrożyliśmy system Optima we wszystkich oddziałach w odstępie paru miesięcy. I to nadal działa! Zcentralizowaliśmy stany magazynów i teraz operator z Kołobrzegu może podejrzeć, czy towar którego potrzebuje jest w centrali w Koszalinie. Nastąpiła również centralizacja zamówień, a jak wiadomo większe zamówienia mogą liczyć na niższe ceny u dostawców. No i możliwe odtąd były analizy, o których już mówiłem. Dziś taki system terminalowy mamy wdrożony u wielu klientów, jeśli nie do celów handlowych, to do celów serwisowych czy administracyjnych. W 2003 roku to była nowość. W tym okresie wdrożyliśmy ten system w przetwórni ryb z Darłowa PIRS biuro handlowe ma od dawna w Szczecinie. W obu firmach od tego czasu pracuje już trzecia generacja serwerów.
Trzeba stwierdzić, że portfolio klientów Kompix ma imponujące: producenci kruszyw i materiałów budowlanych, sieć stacji benzynowych, sieć hoteli (Arka w Kołobrzegu, New Skanpol, Zdrojowa Hotels – w Kołobrzegu, Szczecinie, Międzyzdrojach), wielkie przetwórnie ryb (np. Espersen Polska, Mieszko, PIR, Premium Seafood, Seaprime), firmy z branży metalowej (np. Globmetal z Sianowa, stocznia w Darłowie), Wylęgarnia Ryb Dąbie spod Bytowa (handluje z całym z całym światem), biura rachunkowe.
– Wyobraźmy sobie, że jakaś hurtownia zatrudniająca kilku pracowników chce się rozwinąć i uporządkować swoje działanie. Przychodzi do was i chce kupić Optimę. Jak to wygląda, ile czasu zajmuje? – pytamy Krzysztofa Przybysza.
– W dużych systemach potrzebna jest analiza przedwdrożeniowa. Przy Optimie ze względu na ograniczenie kosztów jest to realizowane na zasadzie rozmowy, czyli poznania potrzeb klienta. Wtedy wiemy, jakie moduły mogą mieć zastosowanie. Objaśniamy ich możliwości, ale decyduje oczywiście klient. Potem uzgadniamy, jaki ma być zakres wdrożenia, liczba użytkowników, potrzebny czas. Wdrożenie rozliczane jest w ramach pakietu liczby godzin. Potem wielu klientów decyduje się na podpisanie umowy serwisowej z nami, żeby mieć zapewnione stałe wsparcie. To kluczowa rzecz, ale nie wszyscy to doceniają.
Wszyscy konsultanci i konsultantki (w tym szef) mają wykształcenie ekonomiczne oprócz informatycznego. Są więc w stanie w zagadnieniach księgowych, kadrowych, prawnych i płacowych rozmawiać z użytkownikami ich językiem. W firmie pracuje dwóch programistów. – Dla nas wdrożenie to nie tylko sprzedaż programu i wstępne przeszkolenie, ale też bardzo często dodatkowe elementy: czasem proste jak personalizowana faktura z logotypem firmy, a czasami też dodatki funkcjonalne jak łącznik do wagi samochodowej, czy system obsługi pralni chemicznej – mówi pan Krzysztof. – Bardzo często jesteśmy w stanie dopisać do oprogramowania potrzebne dodatki, choć są oczywiście wyjątki. Może się na przykład zdarzyć, że napisanie dodatkowego programu byłoby zbyt kosztowne w porównaniu z całą inwestycją, bo wiadomo, że rozwiązania pisane pod danego klienta są droższe.
Oprócz oprogramowania Kompix sprzedaje również całą infrastrukturę. – W wielu firmach mamy nie tylko wdrożenia, ale też obsługę sprzętową, administrowanie komputerami, wymianę, naprawę sprzętu. W dalej położonych firmach lokalny serwisant zajmuje się sprzętem a my oprogramowaniem – podkreśla Krzysztof Przybysz.
Na koniec rzecz warta podkreślenia: Optimy nie trzeba kupować od razu. Można zainstalować wersję demonstracyjną i do dwóch miesięcy pracować z pewnymi ograniczeniami. Dopiero po tym czasie klient może podjąć ostateczną decyzję, czy skorzysta z programu w pełnym zakresie.
Kompix powstał w 1995 r. Początkowo handlował sprzętem komputerowym. W 1998 r. nawiązał współpracę z firmą CDN, którą wykupił kilka lat później Comarch. Zatrudnia obecnie 10 osób.
Oferta firmy – oprócz Optimy – obejmuje również oprogramowanie dla większych firm. Firmy produkcyjne docenią zalety Comarch ERP XL, a duże sieci handlowe – nowoczesnego systemu Comarch ERP Altum. Wszystkie te systemy oprócz zakupu wersji stacjonarnej dostępne są również w tzw. „chmurze” Comarch w modelu abonamentowym. Kompix posiada również w ofercie programy do backupu danych (Comarch IBARD), sklepy internetowe (B2B, B2C), HRM – Human Resources Management (zarządanie zasobami ludzkimi) czy WMS (Warehouse Managmenet System) – zaawansowane zarządzanie magazynem. Stanowią one uzupełnienie podstawowej oferty ERP i zapewniają możliwość usprawnienia praktycznie każdego obszaru działania przedsiębiorstwa.
