Archiwum Państwowe w Koszalinie jest kopalnią wiedzy o mieście, historii, ludziach, kulturze, architekturze i życiu społecznym. Zmiana wizerunku z instytucji niedostępnej w otwartą i aktywną nie jest łatwa, jednak nietrudno zauważyć, że od wielu lat Archiwum coraz wyraźniej zaznacza w przestrzeni miejskiej swoją obecność. Kiedyś otoczone murem, którego strzegła powaga historii, dziś ma stronę internetową, profil na Facebooku, kanał na Youtubie, włącza się w rozmaite przedsięwzięcia, prowadzi ożywioną działalność wydawniczą, wystawienniczą, edukacyjną, popularyzując historię i jej dokumentację jako źródło dotarcia do wiedzy i odkrywania prawdy.

Pierwszy raz w Archiwum Państwowym w Koszalinie (AP) byłam w 2006 roku, by porozmawiać z Joanną Chojecką, wówczas jeszcze przez chwilę zastępczynią dyrektora, o „Kronice Wendlanda”. Spotkałyśmy się w budynku magazynowym Archiwum przy ul. Wojska Polskiego, gdzie placówka przeniosła na trzy lata remontu i przebudowy połowę akt z głównej siedziby. Obiekt przypominał bunkier. Gabinet, w którym odbywał się wywiad, wypełniały szczelnie książki, segregatory, teczki z dokumentami, chybotliwe meble z epoki PRL i kwaśny zapach kurzu. Przytłaczające pomieszczenie i mroczny klimat doskonale odzwierciedlały powszechne wyobrażenie o Archiwum Państwowym i przeświadczenie, że pobyt w nim i przemierzanie kilometrów akt zamkniętych w przepastnych magazynach to kara za grzechy.
Wyremontowany budynek przy ul. Marii Skłodowskiej-Curie, w którym AP mieści się od 1988 roku, wygląda odpowiednio do roli stylowo i majestatycznie, ale nie odstrasza. W środku ciągle: tony dokumentów, ale już bardziej oswojone, przyjazne, otwarte.

 

Nowa twarz historii

Zmiana wizerunku Archiwum Państwowego w Koszalinie nastąpiła w ostatniej dekadzie. Nie od razu, raczej małymi krokami, ale coraz szerzej otwierało drzwi użytkownikom. Ta tendencja nie jest przy tym właściwa jedynie jednostce koszalińskiej. – Punktem zwrotnym, dającym archiwom w całej Polsce nowe życie, było powstanie Instytutu Pamięci Narodowej, który podjął szeroką akcję informacyjną i edukacyjną – uważa Joanna Chojecka. – Archiwa przy IPN wydały się ubogim krewnym. To zaczęło niepokoić, bo naszym przywilejem jest neutralność, ogromne zasoby, z bardzo dawnych czasów. Tymczasem siedzieliśmy w tych zakurzonych magazynach, uzbrojeni we wszelkie narzędzia, wiedzę i nic z tego nie wynikało dla szerszego odbiorcy.
Choć skromność nie pozwala Joannie Chojeckiej tego przyznać, rozwój i wizerunek AP w Koszalinie w dużej mierze zawdzięcza właśnie jej pasji i zaangażowaniu. Kluczem w nowoczesnym zarządzaniu instytucjami publicznymi jest zrozumienie ich współczesnej roli, konieczności wprowadzania i umiejętność korzystania z dostępnych możliwości finansowych i technologicznych.
– Dokumentacja ma różny charakter, zatem wymaga różnych narzędzi – mówi Joanna Chojecka. – Technologie rozwijają się błyskawicznie, sama dokumentacja współcześnie powstaje przy użyciu nowoczesnych rozwiązań, a użytkownicy wymagają jak najszybszego dostępu do materiałów. Współpracujemy z wieloma podmiotami w zakresie doradztwa w sposobie gromadzenia dokumentacji, określania jej wartości trwałej, zarządzania i archiwizacji.

IMG_9905

Maksimum dokumentacji, minimum objętości

Budynek AP jest okazały i funkcjonalny, jednak akt przybywa i niechybnie będzie wymagać rozbudowy i powierzchni wystawienniczej. Starodrukom nie sprzyja czas, papier niszczeje, a druk blaknie. Bezcenne dziedzictwo pamięci uratować może nowoczesna technologia.
Archiwum postawiło na digitalizację. Zgodnie z tendencjami Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, która wdraża cyfryzację i upoważnia do modernizowania infrastruktury informatycznej Cyfrowe Archiwum Państwowe. – Zgłosiliśmy się szybko – mówi Joanna Chojecka. – Udało nam się pozyskać pieniądze, m.in. dzięki programowi rządowemu Kwaśny Papier (chodzi o zakwaszenie papieru prowadzące do destrukcji archiwaliów – dop. am) zakładającego zabezpieczenie materiałów historycznych właśnie poprzez cyfryzację.
W 2008 roku Archiwum kupiło specjalistyczny skaner dziełowy formatu A3. Gwarantuje on odpowiednią formę zapisu, rozdzielczość i światło. Przygotowywania do digitalizacji trwają od kilku lat, bo przed skanowaniem dokumenty podlegają starannej konserwacji, są drobiazgowo czyszczone z kurzu i wszelkich naleciałości. Z czasem Archiwum planuje zakupić sprzęt jeszcze nowocześniejszy. – W tym roku przystąpiliśmy też do programu „Kultura+” dedykowanego organizacjom i instytucjom kultury, które chcą uczestniczyć w zabezpieczaniu dziedzictwa narodowego i zyskać na to pieniądze – wyjaśnia dyrektor Archiwum. – Jako cel działań podaliśmy digitalizację akt Koszalina od 1555 do 1945 roku. Chcemy je zaprezentować w czasie nadchodzącego jubileuszu urodzin miasta. Pracujemy od rana do nocy, siedem dni w tygodniu. W przyszłym roku będziemy mogli pochwalić się 120 tysiącami skanów.

Skany trafiają do repozytorium Narodowego Archiwum Cyfrowego, dzięki czemu wchodząc na stronę www.szukajwarchiwach.pl, każdy będzie mógł wyszukać interesujące go informacje i dokumenty. W sumie repozytorium będzie dysponowało 10 milionami archiwaliów!
Oprócz digitalizacji Archiwum stosuje mikrofilmowanie. Digitalizacja, metoda bardzo młoda, stawia wiele pytań i wątpliwości o to, z jakimi problemami będzie wiązać się w przyszłości. Przestarzałe, wydawałoby się, mikrofilmowanie to rozwiązanie obecnie najbezpieczniejsze. Zapis nie zmienia parametrów dokumentów, nawet tych sprzed 120 lat, a ponadto jest niezwykle trwały. Mikrofilmy uratowały życie m.in. archiwum miejskiemu w Kolonii, które zawaliło się kilka lat temu. Bezpowrotnie utracono wówczas kilkaset metrów bezcennej dokumentacji i źródeł. Teraz niemieckie archiwa sukcesywnie przenoszą je do wygasłych kopalni soli, gdzie jest odpowiedni mikroklimat i zabezpieczają źródła na wypadek wojny czy kataklizmów, bo strata tych materiałów to strata pamięci.

Mikrofilmowane w Archiwum Państwowym są grupy źródeł. W pierwszej kolejności akta metrykalne: cywilne, kościelne, księgi urodzeń, małżeństw i zgonów, te o charakterze wieczystym, a dodatkowo te, które cieszą się największym zainteresowaniem. Dokumentacja powstaje w sposób ciągły. Obecnie ma 5 km długości akt trwałych. Archiwum w wyjątkowych sytuacjach sprowadza mikrofilmy z innych placówek w kraju.

 

IMG_9923

Menedżerowie informacji

Profil odbiorców archiwum zmienia się. Zmienić musi się zatem również rola archiwistów, choć jak twierdzi Joanna Chojecka, wielu z nich tego nie akceptuje. – Chcieliby tylko siedzieć nad dokumentami. Uważają, że archiwum winno pozostać placówką naukowo-badawczą i po co w ogóle ta digitalizacja, Internet? – irytuje się. – Błędne myślenie. Czasy się zmieniły, musimy za nimi nadążać. Internet to nie zło deprecjonujące rolę archiwistów, ale narzędzie, które może pomóc w szybszym dotarciu do źródeł, a więc do nas. Zainteresowani i tak do nas trafią, by wiedzę poszerzyć. Współczesny archiwista to menedżer informacji. Przewodnik podający użytkownikom odpowiednie narzędzia, pomagający mu sformułować pytanie i szukać odpowiedzi. – To my mamy słuchać użytkowników, a nie na odwrót – podkreśla Joanna Chojecka.

Z Archiwum korzystają naukowcy, studenci i urzędnicy, ale też badacze-amatorzy, pasjonaci historii i regionu, a coraz częściej rodzinni „detektywi” szukający brakujących elementów drzewa genealogicznego. Sporą część stanowią osoby młode, przyzwyczajone do szybkości i możliwości współczesnej techniki. Archiwiści powinni być przygotowani zatem zarówno na tradycjonalistów, jak i ludzi młodszych. Dokumentacja jest rozproszona na wiele miejsc. Praca archiwisty wymaga systematyczności, cierpliwości, bo polega na złożeniu ich w całość. Warto wspomnieć, że oprócz dostępu do źródeł, użytkownicy AP mają możliwość także je fotografować i skanować.
– Naszym zadaniem jest stworzenie takich warunków do pracy, by po wejściu do pracowni naukowej każdy, niezależnie, w jaki sposób pracuje, mógł przenieść się w czasie, pozwolić sobie na emocje, przeżycia i wzruszenia, jakie towarzyszą odkrywaniu kolei losu całych rodzin, odkrywaniu prawdy – mówi Joanna Chojecka. – To nie jest praca od 7 do 15, ale służba, misja. Mamy przywilej, że pracujemy w zawodzie, mamy kontakt z żywą historią i z ludźmi, którzy się nią dzielą.

 

Wyjście z pudełka

Archiwum dziś działa na pograniczu historii i kultury. Z jednej strony jako urząd wiary publicznej gwarantuje neutralność, a zatem wiarygodność historyczną. Z drugiej gromadzony materiał trzeba pokazywać atrakcyjnie i w przystępnej formie. Inaczej pozostaje martwy. – Układanie dokumentów w pudełkach to nie wszystko – zaznacza Joanna Chojecka. – Warto udostępniać magazyny, szczególnie materiały ikonograficzne: plany, zdjęcia i audiowizualne. Dlatego organizujemy i włączamy się w przedsięwzięcia kulturalne. Jestem głęboko przekonana, że uczestnictwo w kulturze ma walor edukacyjny, od najmłodszych lat musimy się do tego przyzwyczajać.
Inicjatyw jest sporo. Między innymi znakomite wystawy, w tym objazdowa ph. „Plany miast”, której towarzyszyło wydanie ekskluzywnego albumu kartograficznego, „Archiwum w satyrze”, „Tramwajem przez plażę” czy „Widoki miast”. Archiwum dysponuje własnym pomieszczeniem wystawienniczym, Archigalerią, jednak wystawy pokazuje też poza nią. Wydaje książki – ostatnio ukazały się „Źródła do historii Koszalina”, „Pół wieku działalności AP”, wcześniej wspomniana „Kronika Wendlanda”. W ramach działalności edukacyjnej i popularyzatorskiej organizuje ścieżki edukacyjne, seminaria, konferencje naukowe i popularnonaukowe, wykłady na miejscu i zewnętrzne. Współpracuje z innymi placówkami miejskimi, zwłaszcza Muzeum w Koszalinie. Uczestniczy w akcjach społecznych i kulturalnych: maratonach Kros po Chełmskiej, Photoday, Międzynarodowym Dniu Archiwów, a także Nocy Muzeów. W ubiegłym roku pracownicy przyjęli gości w strojach z epoki średniowiecza i oświecenia i przyćmili programem kilka muzealnych placówek.
– Do archiwów trafiłam jako studentka. Były wówczas niedostępne, miałam wrażenie, że jestem w nich natrętem – wspomina Joanna Chojecka. – Za dokumentami archiwalnymi stoją problemy, troski, emocje, które kiedyś towarzyszyły mieszkańcom miasta. Odkrywając je, przechodzimy w świat równoległy, zbieramy puzzle i odtwarzamy go. Odkrywamy i budujemy tożsamość. Tak widzę rolę archiwum.